En la producción de eventos y conciertos, uno de los aspectos más importantes —y muchas veces olvidado— es tener un plan de contingencia sólido. Por más detallada que sea la planeación, siempre existe la posibilidad de que algo salga mal. Desde fenómenos naturales hasta cancelaciones de último minuto, un buen productor sabe anticipar riesgos y tener estrategias listas para reaccionar con rapidez.
1. Protección civil y desastres naturales
El primer paso es cumplir con todos los protocolos de Protección Civil. Esto incluye contar con salidas de emergencia bien señalizadas, personal capacitado, y un plan de evacuación claro. En caso de lluvias, sismos o incendios, el equipo debe saber exactamente qué hacer. Es recomendable realizar simulacros previos al evento y designar responsables por área. Además, verifica que tu venue cuente con los permisos y certificaciones vigentes para operar con seguridad.
2. Cancelación del artista
Uno de los escenarios más temidos es la cancelación del artista principal. Para prevenir un caos logístico y económico, lo ideal es incluir en el contrato cláusulas de respaldo que especifiquen las condiciones en caso de cancelación. También puedes contemplar un artista sustituto o un plan alternativo para mantener el interés del público. La transparencia con los asistentes es clave: comunicar con claridad y rapidez reduce el impacto negativo en la reputación del evento.
3. Devolución de boletos
Si un evento se cancela total o parcialmente, se debe activar un proceso de reembolso claro y justo. Tener una política definida desde el inicio evitará conflictos con los asistentes y protegerá la credibilidad de la marca o la productora. Es recomendable contar con un socio ticketero que ofrezca soporte técnico y legal para gestionar devoluciones con eficiencia.
4. Riesgos financieros y malas proyecciones
A veces el problema no es técnico, sino económico. Un evento puede convertirse en un mal negocio para los socios si la venta de boletos no alcanza lo esperado o los costos se disparan. Por eso, todo productor debe tener un plan financiero alterno: seguros de cancelación, fondos de emergencia y acuerdos transparentes entre inversionistas. Además, monitorea constantemente los indicadores de rentabilidad antes y durante la ejecución.
5. Falla de proveedores
Desde el sonido hasta la seguridad, los proveedores son piezas clave. Si uno falla, el evento entero puede colapsar. La solución está en tener proveedores de respaldo y contratos que incluyan penalizaciones por incumplimiento. Nunca dependas de un solo proveedor para servicios críticos.
Un buen plan de contingencia no es pesimismo, sino profesionalismo. Es lo que diferencia a un productor aficionado de uno verdaderamente preparado. La clave está en prever, documentar y actuar con orden.
En Época, sabemos que cada detalle cuenta. Podemos ayudarte a planificar, producir y ejecutar tu evento o concierto, asegurando que nada quede al azar. Desde el asesoramiento inicial hasta la realización total, estamos listos para hacerlo realidad.
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