Cuando decides producir un evento o un concierto, no basta con tener la idea clara o un plan logístico definido. El tercer paso fundamental en la serie del Manual del Productor es elaborar un presupuesto realista que te permita visualizar la viabilidad económica de tu proyecto. Sin números claros, ningún evento se sostiene, y un error común en los nuevos productores es subestimar los costos o sobreestimar los ingresos.
Presupuesto: la brújula del productor
Un presupuesto bien diseñado funciona como la brújula que orienta cada decisión. No se trata de una simple lista de gastos, sino de un documento estratégico que detalla todo lo que se va a contratar. Aquí debes incluir desde la renta del recinto, equipo de audio e iluminación, hasta impuestos, licencias y salarios del personal técnico, seguridad, taquilleros y artistas. Olvidar un rubro puede significar un desajuste grave más adelante.
El margen de error en tu presupuesto
Todo presupuesto debe contemplar un porcentaje de desviación para absorber imprevistos o aumentos de precio. Lo más recomendable es reservar entre un 10% y un 20% adicional sobre el costo total. De este modo, si el proveedor incrementa tarifas, si surge la necesidad de contratar personal extra o si aparecen gastos logísticos inesperados, no comprometes la estabilidad del evento.
Tabla de gastos: el mapa del dinero
Empieza por elaborar una tabla de gastos. Esta debe detallar cada partida:
- Renta del espacio
- Producción técnica (sonido, luces, video, escenario)
- Staff y salarios
- Seguridad y logística
- Publicidad y marketing
- Derechos, licencias e impuestos
- Servicios adicionales (hospitality, catering, transporte)
Cada rubro debe tener un monto claro y actualizado. Así tendrás una visión global de cuánto cuesta realmente tu concierto o festival.
La contraparte: ingresos
Una vez que defines el gasto, toca construir la tabla de ingresos. Aquí entra la venta de boletos, patrocinios, aportaciones de socios y posibles ventas adicionales (merchandising o bebidas). La regla de oro es sencilla: los ingresos deben ser mayores a los gastos. Esa diferencia es tu margen de seguridad y tu ganancia potencial.
La hoja de balance: ¿es viable tu evento?
Con ambas tablas listas, llega el momento de integrar la hoja de balance. Este documento cruza ingresos y egresos para determinar el estado de viabilidad del evento. Si los números cierran en positivo, el proyecto tiene luz verde. Si no, tendrás que ajustar, ya sea reduciendo costos o reforzando las fuentes de ingreso. Este análisis evita caer en el error de organizar conciertos que terminan en pérdidas financieras.
Conclusión
El presupuesto es la base económica de cualquier producción. Con un plan detallado, un margen de desviación adecuado y un balance final, puedes anticipar problemas y tomar decisiones con seguridad. Recuerda: producir no es solo crear experiencias memorables, también es gestionar recursos con inteligencia.
Aquí la segunda entrega de esta serie de Manual del Productor
En Época sabemos cómo estructurar presupuestos sólidos y llevar a cabo cualquier evento o concierto que necesites. Podemos apoyarte desde el asesoramiento inicial hasta la realización total. Escríbenos y hablemos de tu proyecto.
