Organizar un evento o concierto exitoso no depende únicamente del talento en el escenario o de una gran campaña de promoción. Detrás de cada show bien ejecutado hay un ejército silencioso de profesionales que hacen que todo funcione: técnicos, gaffers, tramoyistas, staff de carga, seguridad, limpieza y producción. En esta décima entrega del Manual del Productor de Eventos y Conciertos de Época, hablaremos sobre los consejos esenciales para contratar, coordinar y organizar a tu staff técnico y operativo, garantizando que tu evento se desarrolle sin contratiempos y con todos los estándares de seguridad y profesionalismo.
1. Define claramente los roles y responsabilidades del Staff
Antes de comenzar con las contrataciones, el productor debe definir con precisión qué tareas cubrirá cada área. Un error común es asumir que “el staff se encargará de todo”. La realidad es que cada miembro cumple un papel específico:
- Gaffers: se encargan de la iluminación, conexiones y cableado eléctrico.
- Tramoyistas: montan y manipulan estructuras escénicas, telones y equipos de rigging.
- Roadies y técnicos de escenario: asisten en el montaje y desmontaje de instrumentos y sonido.
- Staff de logística y carga: responsables del flujo de materiales y seguridad durante el montaje.
Asignar funciones claras evita confusiones y mejora la comunicación durante la producción.
2. Contrataciones seguras y formales
Todo miembro del equipo debe estar registrado mediante un contrato o carta de prestación de servicios. Esto no solo protege al productor, sino también al trabajador. Los contratos deben contemplar:
- Horarios y duración del servicio.
- Responsabilidades y alcances.
- Honorarios y forma de pago.
- Cobertura de seguros o compensaciones en caso de accidente.
Nunca confíes únicamente en acuerdos verbales. Una producción profesional se construye sobre acuerdos formales y claridad administrativa.
3. Coordinación y comunicación efectiva
Durante el montaje y desmontaje, el caos puede apoderarse fácilmente del entorno si no existe un canal de comunicación claro. Es vital establecer un responsable por cada área (iluminación, audio, montaje, seguridad, etc.) y centralizar las decisiones operativas en una coordinación general.
Utiliza herramientas digitales o grupos específicos para comunicación rápida, pero mantén la jerarquía operativa clara. Un técnico debe recibir instrucciones de su coordinador directo, no de múltiples voces a la vez.
4. Seguridad y Protección Civil
La seguridad es un aspecto no negociable. Antes de iniciar el montaje, asegúrate de que todo el personal conozca los protocolos de seguridad y cuente con equipo de protección: cascos, guantes, arnés y calzado adecuado.
Además, la Protección Civil local debe ser notificada y aprobar los planes de emergencia, rutas de evacuación y aforo del evento. La supervisión constante del cumplimiento de normas eléctricas, estructurales y sanitarias es clave para evitar sanciones o accidentes.
Recuerda: ningún evento vale una vida ni un accidente laboral. La prevención es parte esencial de la producción.
5. Subcontratación responsable
En ocasiones, es necesario subcontratar empresas especializadas en montaje de escenarios, iluminación, seguridad o limpieza. Verifica siempre su experiencia, referencias y cumplimiento de normas laborales. Un proveedor con historial dudoso puede comprometer la integridad del evento.
Solicita facturas, permisos y seguros actualizados. Al final, la responsabilidad recae sobre el productor principal, sin importar quién haya ejecutado la tarea.
El éxito de un evento depende tanto del talento artístico como de la calidad del equipo técnico que lo respalda. Organizar y coordinar eficazmente a tu staff es un arte que requiere planeación, liderazgo y respeto por la seguridad.
En Época, contamos con la experiencia y los equipos profesionales necesarios para llevar a cabo cualquier evento o concierto que imagines. Podemos apoyarte desde el asesoramiento técnico hasta la realización total de tu proyecto.
Escríbenos y hablemos de tu próximo evento. Juntos haremos que tu producción sea un éxito de principio a fin.
